Candide Verbruggen

Zelfontwikkeling

Opinie

Waarom een maximale urennorm in de accountancy een goed idee is

Graag neem ik je mee aan boord van het schip de Noordstroom, afgebeeld op de foto. De Noordstroom is een schip dat diverse offshore-werkzaamheden uitvoert voor de olie-, wind- en baggersector. De bemanning is vaak een aantal weken achter elkaar aan boord en de grenzen tussen privé en werk kunnen hierdoor vervagen, waardoor een onevenredige balans ontstaat tussen rust en werk. Op de Noordstroom gelden daarom hele strikte regels omtrent het aantal uur dat er gewerkt mag worden en het aantal rusturen. Deze regels bestaan om de veiligheid aan boord te garanderen. Een aantal van de regels zijn:

  • In elke periode van 24 uur dient minimaal 10 uur rust genomen te worden. Die rust mag over niet meer dan twee periodes verdeeld worden, waarbij één periode minimaal 6 uur lang moet zijn;
  • Twee opeenvolgende periodes van rust mogen niet meer dan 14 uur uit elkaar liggen;
  • De periode van 24 uur wordt berekend vanaf het begin van de langste genoten rusttijd.

Deze regels gelden niet alleen aan boord van de Noordstroom, maar aan boord van elk zeegaand schip ter wereld. De regels zijn opgenomen in de internationale Seafarers Training, Certification and Watchkeeping Code (STCW code). Om te waarborgen dat de regels worden nageleefd, worden er inspecties uitgevoerd aan boord waarbij onder andere de rusturenadministratie wordt gecontroleerd. Ook in andere sectoren zijn regels omtrent rusturen niet onbekend, denk aan een rust- en rijtijdenregeling voor vrachtwagen- of buschauffeurs.

Toen ik kennis nam van de scherpe regels aan boord van de Noordstroom, vroeg ik mij af waarom er eigenlijk geen regels gelden voor accountants omtrent het maximaal aantal werkuren per dag. Accountants maken (vooral in het hoogseizoen) geregeld lange werkdagen. Werkdagen tussen de 10 en 14 uur zijn in het hoogseizoen geen uitzondering.

Waarom moet er ingegrepen worden?

Een veelgehoorde oplossing voor een te lange werkdag is het neerleggen van de verantwoordelijkheid voor het overwerken bij het individu. Door kantoren wordt veel geïnvesteerd in trainingen om personeel een betere werk/privé-balans te laten krijgen. Coachingsgesprekken worden gepland om individuen weerbaarder te maken en op te laten komen voor hun eigen belangen. Menig accountant zal het met mij eens zijn dat dit slechts een pleister op de wonde is. Een weerbaar persoon die wél zijn grens aangeeft, zorgt er alleen maar voor dat de werkzaamheden onevenredig wordt (her)verdeeld onder de teamleden die dat niet doen of durven. De oorzaak van het probleem, teveel opdrachten bedienen met te weinig mensen, wordt hiermee niet aangepakt. Teveel verantwoordelijkheid leggen bij het individu, gaat het structurele probleem niet oplossen.

Waarom er een maximale urennorm moet worden toegepast in de accountancy

Een urennorm in de accountancy zou een oplossing kunnen zijn voor bovengenoemd probleem. Ik neem je graag mee in de, naar mijn mening, drie belangrijkste argumenten.

Ten eerste is aangetoond dat je na een lange werkdag meer fouten gaat maken. Uit het onderzoek van Pencavel (2015) blijkt bijvoorbeeld dat de hoeveelheid fouten significant toeneemt na een werkdag van 10 uur. Omdat ieder mens, dus ook een accountant, na een lange werkdag scherpte verliest, is tijdig rust nemen van belang. Ga dit ook maar eens bij jezelf na: ben jij om 9 uur ’s avonds nog even scherp als om 9 uur ’s ochtends? Afnemende scherpte kan er tevens toe leiden dat accountants bijvoorbeeld minder alert zijn op fraude indicatoren. Er zou in het kader van de oorzaakanalyse van interne of externe kwaliteitsreviews onderzocht moeten worden of de belangrijkste bevindingen samenhangen met vermoeidheid en lange werkdagen van accountants.

Ten tweede neemt de productiviteit na een lange werkdag af. Voornamelijk in het hoogseizoen probeert de accountant het niet afgekregen werk in de avond in te halen. Wetenschappers en focus-experts zijn van mening dat dit geen effectieve werkwijze is. Tigchelaar en De Bos (2019) wijden hier over uit in hun boek “Focus aan/uit” en doen verslag van een experiment. Twee groepen mensen kregen een takenlijst met taken die zij gedurende één week moesten afwerken. De eerste groep had een werkweek van 40 uur en de tweede groep een werkweek van 60 uur. Je ziet het misschien al aan komen, de groep die 60 uur werkte had aan het einde van de week minder taken afgemaakt dan de groep die 40 uur werkte. Hun conclusie was, dat je het eerste uur van de dag het meest productief bent, maar dat elk uur daarna de productiviteit iets afneemt. Na ongeveer 8 uur, gaan de extra uren die je maakt ten koste van de productiviteit van de volgende werkdag. Dit verklaart ook waarom de groep met een werkweek van 60 uur, minder taken af had aan het einde van de week. De eerste dag hadden zij meer taken volbracht, zij hadden immers ook 12 uur de tijd in plaats van 8 uur, maar dit zorgde voor vermoeidheid waardoor er op dag 2 minder taken werden uitgevoerd dan bij de controlegroep die een werkweek had van 40 uur. Het is dus een illusie om een berg werk weg te werken met overwerken, omdat dit uiteindelijk ten koste gaat van de productiviteit. Daarnaast bleek ook dat de groep die 60 uur had gewerkt, meer fouten had gemaakt in hun taken.

Ten derde kan het maken van teveel uren ervoor zorgen dat het werkplezier afneemt. Door accountants structureel teveel uren te laten maken, zie ik om mij heen dat het werkplezier van veel accountants afneemt. Zowel in de collegebanken als op mijn werk merk ik dat de aantrekkelijkheid van de sector lijdt onder de lange werkdagen. Dit kan enerzijds leiden tot een minder kritische of zelfs nonchalante houding. Deze nonchalante houding kan ervoor zorgen dat accountants minder geneigd zijn zaken echt goed te doorgronden of verder uit te zoeken. Anderzijds kan de afname van het werkplezier leiden tot een grote uitstroom van personeel uit de sector. Wij herkennen ongetwijfeld allemaal de grote uitstroom bij de kantoren en daarmee samenhangende grote tekorten aan openbare accountants. Hoewel de achterliggende redenen voor een vertrek divers kunnen zijn, is het zonde dat talent de sector verlaat vanwege te lange werkdagen. Door de pandemie zijn daarnaast veel accountants terecht gekomen in een bijna permanente thuiswerk situatie. Daardoor zijn ook de grenzen tussen privé en werk verder vervaagd en is het soms moeilijk om de laptop dicht te klappen.

Uiteraard moet een overwerkavond af en toe ingepland kunnen worden. Accountants werken namelijk volgens een seizoenspatroon, waarbij de piek in het voorjaar ligt. Wat er echter nu aan de hand is, is dat dit patroon meerdere maanden achter elkaar aanhoudt. Volgens bovengenoemde argumenten kan dit leiden tot een lagere audit kwaliteit. De kwaliteit van de controle, is naar mijn mening, een voorwaarde voor onze relevantie als accountants. Ik vind dat wij daarom, ook al doen wij geen werk waarin een verkeerde beslissing kan leiden tot een levensbedreigende situatie, best kritisch op onszelf mogen zijn omtrent lange werkdagen en het effect hiervan op kwaliteit.

Een maximale urennorm in de praktijk

Toen ik een maximale urennorm voor het eerst voorlegde aan collega’s, was in eerste instantie de reactie: “hoe kunnen wij onze opdrachten op tijd afkrijgen als er niet meer overgewerkt mag worden?” Ik snap deze reactie heel goed en de oplossing is simpeler dan die lijkt. Wanneer je nu al weet dat je een opdracht niet kunt afronden vóór de met de cliënt afgesproken deadline zonder over te werken, waarom plan je dan niet meer teamleden in? Het is aan het management van de accountantskantoren om ervoor te zorgen dat er dan ook voldoende collega’s beschikbaar zijn om de pieken op te kunnen vangen.

Daarnaast blijkt uit bovenstaande reactie ook dat de planning van opdrachten dusdanig strak is, dat er geen ruimte is voor verrassingen. We weten allemaal, tijdens elke controle gebeurt er wel iets wat je van tevoren niet had voorzien: slechte oplevering vanuit de klant, onverwachte dossierwijzigingen, teamleden die uitvallen of misschien wel een combinatie van alle drie. Hier wordt vaak in de planning geen rekening mee gehouden, waardoor de enige optie nog lijkt om uit te wijken naar de avonduren. Door van tevoren teamleden niet voor 100% (of meer) in te plannen en daardoor rekening te houden met verrassingen in de controle, zou dit kunnen worden ondervangen.

Ik ben ervan overtuigd dat er met een combinatie tussen een realistische planning en goed overleg met cliënten, een betere werk-privé-balans gerealiseerd kan worden. Door een urencriterium op te leggen, worden accountantskantoren verplicht om kritisch te kijken naar hun balans tussen opdrachten en medewerkers zodat ze ook de juiste afwegingen kunnen maken.

Literatuurlijst

Pencavel, J. (2015). The productivity of working hours. The Economic Journal125(589), 2052-2076.

Tigchelaar, M., & de Bos, O. (2019). Focus AAN/UIT: Dicht de 4 concentratielekken en krijg meer gedaan in eenwereld vol afleiding. Spectrum.

Voor het plaatsen van reacties, hou graag rekening met onze spelregels.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Wil je meewerken met The Accountables?

Neem contact met ons op en doe mee!

DEZE WEBSITE WORDT MEDE MOGELIJK GEMAAKT DOOR NYENRODE BUSINESS UNIVERSITEIT
IN SAMENWERKING MET DE VERENIGING VAN ACCOUNTANCY STUDENTEN