Reviewnotes: een hinderlijke verplichting of een helpende hand?

Iedereen kent het wel, je wil de laatste documenten in het controledossier hangen om het werk af te ronden en door naar de volgende opdracht te gaan. Je hebt geen feedback van de manager over jouw werk gekregen en dus ga je ervan uit dat het goed was. Vervolgens krijg je een aantal weken later nog nagezonden documenten van de klant voor de afronding en daar staan ze; een lijst met reviewnotes zonder context waar je weinig mee kan. Zulke reviewnotes geven veel vraagtekens en frustraties. Als het echt zo erg was, dan had ik het vast wel gehoord dus waarom heeft de reviewer dit niet zelf aangepast of gecommuniceerd?

Een reviewnote is een opmerking van een ervaren teamlid op het werk van een minder ervaren teamlid. Tegenwoordig worden de meeste reviewnotes geplaatst in een (elektronisch) controledossier. Een Word bestand met eindeloze opmerkingen, een notitie in het dossier met bullet points, een goed gesprek tussen teamleden of stilte met een aangepaste working paper waar je het volgende jaar achter komt. Dit zijn vormen van reviewopmerkingen die accountancy medewerkers, maar al te bekend voorkomen. De een ontvangt goede inhoudelijke opmerkingen en leert, maar de ander ziet een lijst met “lay-out” aanpassingen en raakt gefrustreerd. Wat is het doel van reviewopmerkingen en wordt dit doel bereikt?

Het doel van een reviewnote

Nuttige reviewnotes leiden tot een verbetering van de auditor en komt daarmee de kwaliteit van de accountantscontrole ten goede. Volgens de definitie van DeAngelo (1981) is audit quality “the market-assessed joint probability that a given auditor will both (a) discover a breach in the client’s accounting system, and (b) report the breach”. Hoe meer kennis een auditor heeft, hoe beter deze in staat is een fout in het accounting systeem te ontdekken. Reviewnotes hebben in mijn optiek het doel om minder ervaren collega’s te helpen om hun vakkennis en -vaardigheden te verbeteren. Je leert immers enorm veel van collega’s die al jarenlange ervaring in het vak hebben en jou hun opgedane kennis kunnen meegeven. Des te meer kennis wordt doorgegeven, des te meer mensen leren en fouten ontdekken in accounting systems.

Inhoud en vorm

Reviewnotes zouden altijd nuttig moeten zijn, maar in de praktijk wil dit nog wel eens anders zijn.

Het is duidelijk dat inhoudelijke reviewopmerkingen over uitgevoerde werkzaamheden zorgen voor verbetering van het controledossier. Zo kan een nieuwe assistent op het team per ongeluk een formulefout hebben gemaakt en daardoor een verkeerd oordeel gevormd. Of de langere betrokkenheid van een ervaren kracht die vast houdt aan een bestaande controleaanpak terwijl er betere alternatieven mogelijk zijn. De relevantie van inhoudelijke reviewnotes spreken dan redelijk voor zich. Echter kunnen reviewopmerkingen over de vorm ook nuttig zijn voor de ontwikkeling. Dan hebben we het uiteraard niet over de punten en de komma’s of bepaalde kleuren die taboe zijn in working papers. Denk aan de opmerkingen over de structuur en de opbouw van de uitgevoerde werkzaamheden. Inhoudelijk kan alles kloppen, maar als een working paper chaotisch is opgesteld kunnen nog steeds fouten ontstaan. Door structuur te hebben in working papers zullen de afwegingen van de assistent in zijn of haar oordeel beter tot recht komen.

De boodschap laten landen

Het is belangrijk dat we voor ogen blijven houden dat het doel is om collega’s te helpen zichzelf te verbeteren. Zeker voor kleine opmerkingen zonder grote impact is het begrijpelijk dat dit kort schriftelijk wordt gedeeld met teamleden. Voor belangrijkere inhoudelijke opmerkingen of stelselmatige gebreken structurele vastlegging is het van belang om dit bespreekbaar te maken. Anders kan dit tot frustratie leiden bij de feedbackontvanger, omdat deze context mist. De betreffende collega zal meer leren en zichzelf verbeteren als er, naast een lijst met opmerkingen, een dialoog wordt gevoerd voor de achtergrond van de opmerkingen. Dit zorgt voor een beter begrip vanuit waarom iets anders kan of moet in plaats van te blijven hangen op de vraag wat er anders moet. En zo een goede feedbackcultuur komt niet vanzelf, maar vergt aandacht, wederzijds vertrouwen en tijd. Toch kan dit makkelijk worden terugverdiend. Als feedback slechts schriftelijk en met onvoldoende context plaatsvindt missen we het échte gesprek en daarmee het leerpotentieel.

De dialoog aangaan

Laten we onderling de dialoog blijven aangaan zodat we elkaar kunnen helpen om te blijven verbeteren. Wij hebben een prachtig beroep dat zich door blijft ontwikkelen. Daarvoor willen wij onszelf ook blijven ontwikkelen en anderen hierin meenemen. Ontwikkeling gaat gepaard met het maken van fouten, maar juist dat is vaak de trigger die leidt tot ontwikkeling. Dus laten we zorgen voor een sfeer waarbij fouten maken mag, zolang je ervan leert!

Bronnen

DeAngelo, L. E. (1981). AUDITOR SIZE AND AUDIT QUALITY. In Journal Of Accounting And Economics (Vol. 3, pp. 183–199). North-Holland Publishing Company.