Wat doe je als je even geen werk hebt?

Laten we vooropstellen: leegloop komt binnen de accountancy gelukkig niet vaak voor. Zeker niet wanneer de interim-controles volop draaien en al helemaal niet tijdens busy season. Dan lijkt een lege agenda eerder een droom dan een realistische situatie.

Toch krijgt vrijwel iedere (assistent) accountant er vroeg of laat mee te maken. Een opdracht wordt uitgesteld, een klant levert stukken later aan dan verwacht, een planning verschuift of een dossier blijkt sneller afgerond dan gedacht. Ineens kijk je naar je agenda en zie je meer witruimte dan je lief is.

En eerlijk is eerlijk: dat voelt soms ongemakkelijk.

Je wilt productief zijn. Je wilt leren. Je wilt bijdragen aan je team. Toch zijn er momenten waarop er simpelweg minder direct klantwerk beschikbaar is dan normaal. De verleiding is dan groot om af te wachten totdat iemand met nieuwe werkzaamheden komt.

Maar leegloop hoeft geen verloren tijd te zijn.

Sterker nog: de collega’s die rustige periodes het beste benutten, zijn vaak dezelfde collega’s die tijdens drukke periodes beter voorbereid zijn, sneller schakelen en meer overzicht hebben.

Voor die momenten waarop je tóch met leegloop te maken krijgt, hierbij een aantal praktische tips.

Kijk vooruit in plaats van om je heen

De meest gemaakte fout tijdens leegloop is wachten:

• Wachten op een berichtje.
• Wachten op een nieuwe opdracht.
• Wachten totdat iemand je komt vertellen wat je moet doen.

De betere vraag is echter:

• “Welke werkzaamheden ga ik over één of twee weken uitvoeren?”

Wanneer je ziet dat je binnenkort op een nieuwe klant wordt ingepland, kun je vaak nu al starten met voorbereidingen. Sterker nog, een uur voorbereiding vooraf levert vaak meer op dan een uur extra werk tijdens de controle zelf.

Bekijk daarom je planning voor de komende weken. Zijn er nieuwe klanten? Nieuwe dossiers? Nieuwe werkzaamheden?

Dan is dit hét moment om alvast een voorsprong op te bouwen.

Wie vooruitkijkt, gebruikt leegloop niet om tijd te vullen, maar om tijd te winnen.

Leer je toekomstige klant alvast kennen

Een nieuwe klant betekent vaak een nieuwe organisatie, nieuwe processen, nieuwe risico’s en nieuwe mensen.

Waarom zou je wachten tot de officiële start van de opdracht?

Pak het dossier van vorig jaar erbij en verdiep je alvast in de klant.

Lees bijvoorbeeld:

• de jaarrekening van voorgaand jaar;
• belangrijke memo’s;
• management letterpunten;
• risico-inschattingen;
• significante bevindingen;
• de bedrijfsactiviteiten;
• de organisatiestructuur.

Probeer tijdens het lezen niet alleen te begrijpen wat er staat, maar vooral waarom het er staat.

• Welke posten zijn belangrijk?
• Welke risico’s spelen een rol?
• Welke onderwerpen kwamen vorig jaar nadrukkelijk naar voren?
• Wanneer de controle daadwerkelijk start, begin je niet meer vanaf nul. Dat geeft rust en helpt je om sneller verbanden te leggen.

Gebruik leegloop voor een sterke pre-audit meeting

Bij veel controles wordt aan het begin van de opdracht een pre-audit meeting (PAM) gehouden.

Tijdens deze bespreking worden onder andere de onderneming, de verslaggeving, de risico’s en de controleaanpak besproken. Volgens NV COS 315 paragraaf 17 is het verplicht om o.a. bovenstaande risico-inschatting te bespreken.

Voor starters kan zo’n bespreking soms voelen als een bijeenkomst waar vooral managers en senioren een bijdrage leveren.

Dat hoeft niet zo te zijn.

Door vooraf het dossier door te nemen, kun je zelf al nadenken over vragen zoals:

• Wat zijn de belangrijkste risico’s?
• Welke balansposten vallen op?
• Welke schattingen bevatten mogelijk onzekerheden?
• Zijn er wijzigingen in de organisatie geweest?
• Welke ontwikkelingen binnen de sector kunnen relevant zijn?

Misschien blijken niet al je observaties juist. Dat is ook niet het doel.

Het doel is dat je begint met denken als auditor. En dat leer je niet tijdens de PAM, maar juist in de voorbereiding erop.

Denk alvast mee over fraude

Binnen veel controleteams vindt een fraudediscussie plaats. Vaak wordt dan gesproken over mogelijke frauderisico’s, management override of controls en omstandigheden die kunnen leiden tot afwijkingen van materieel belang.

Leegloop biedt een uitstekend moment om hierover alvast na te denken:

• Welke risico’s zou jij verwachten op basis van de onderneming?
• Zijn er prikkels om resultaten te beïnvloeden?
• Zijn er complexe schattingen aanwezig?
• Hoe afhankelijk is de onderneming van financieringen of convenanten?
• Zijn er bijzondere transacties geweest?

Door alvast hypotheses te formuleren, train je jezelf om risico’s te herkennen voordat anderen ze benoemen.

Dat maakt de uiteindelijke besprekingen inhoudelijk interessanter én leerzamer.

Investeer in systeemkennis

Vooral wanneer je nieuw bent binnen een organisatie of een nieuwe functie hebt gekregen, is leegloop een ideaal moment om systemen beter te leren kennen.

Tijdens drukke periodes ontbreekt hier vaak de tijd voor, terwijl goede systeemkennis dagelijks tijd bespaart.

Denk bijvoorbeeld aan:

• auditsoftware;
• data-analysetools;
• document management systemen;
• klantportalen;
• tijdschrijfsystemen;
• interne kennisbanken.

Waarschijnlijk gebruik je op dit moment slechts een gedeelte van de beschikbare functionaliteiten.

Vraag een collega om uitleg, bekijk handleidingen of loop een keer mee met een ervaren teamlid.

De investering die je vandaag doet, betaalt zich tijdens drukke periodes vanzelf terug.

Zelfstudie is óók werk

Wanneer er geen direct klantwerk beschikbaar is, voelen sommige medewerkers zich schuldig wanneer zij een training volgen of vakliteratuur lezen: En dat is zonde! Dat is namelijk nergens voor nodig.

Jezelf ontwikkelen is immers óók onderdeel van je werk.

Juist binnen de accountancy wordt van professionals verwacht dat zij hun kennis actueel houden.

Gebruik rustige momenten daarom voor:

• vaktechnische ontwikkelingen;
• NV COS-richtlijnen;
• verslaggevingsstandaarden;
• interne trainingen;
• e-learnings;
• sectorspecifieke kennis;
• ontwikkelingen binnen data-analyse en AI.

Probeer daarbij zoveel mogelijk aan te sluiten bij opdrachten die binnenkort op je planning staan. Dan kun je nieuwe kennis direct toepassen in de praktijk.

Vraag om werk, maar wees niet afhankelijk van werk

Een belangrijke valkuil tijdens leegloop is denken dat je zelf alles moet oplossen.

Je bent onderdeel van een team. Laat daarom weten dat je beschikbaar bent.

Dat hoeft niet overdreven te zijn.

Een berichtje aan een planner, manager of senior is vaak voldoende:

“Ik heb deze week nog ruimte in mijn planning. Mocht er ondersteuning nodig zijn, laat het gerust weten.”

Daarmee laat je betrokkenheid zien en voorkom je dat collega’s aannemen dat jouw agenda al vol zit.

Tegelijkertijd moet beschikbaar zijn niet hetzelfde worden als afwachten.

De ideale combinatie is:

zichtbaar beschikbaar én zelfstandig productief.

Gebruik leegloop voor reflectie

Tijdens busy season vliegen de weken soms voorbij. De focus ligt op deadlines, klantafspraken en het afronden van werkzaamheden.

Daardoor sta je niet altijd stil bij je eigen ontwikkeling.

Rustigere periodes bieden daar wel ruimte voor.

Stel jezelf eens de volgende vragen:

• Wat heb ik de afgelopen maanden geleerd?
• Waar krijg ik energie van?
• Welke werkzaamheden vond ik juist lastig?
• Welke vaardigheden wil ik verder ontwikkelen?
• Welke feedback heb ik ontvangen?

Vaak levert een uur reflecteren meer op dan gedacht.

Niet alleen voor je ontwikkeling, maar ook voor toekomstige keuzes binnen je carrière.

Van leegloop naar voorsprong

De grootste misvatting rondom leegloop is dat er niets te doen zou zijn.

In werkelijkheid is er vaak genoeg te doen.

Het enige verschil is dat het werk niet altijd direct op je urenplanning staat.

De beste accountants gebruiken rustige periodes om zich voor te bereiden op drukke periodes. Ze lezen dossiers door, verdiepen zich in nieuwe klanten, denken alvast na over risico’s en fraude-indicatoren, verbeteren hun systeemkennis en investeren in hun eigen ontwikkeling.

Daardoor begint een opdracht voor hen niet op de eerste dag van het veldwerk.

Die opdracht is vaak al weken eerder begonnen.

Conclusie: maak van leegloop een investering

Gelukkig komt leegloop binnen de accountancy niet vaak voor. Zeker niet tijdens de interim-periode of het busy season. Maar als het gebeurt, is het verleidelijk om de tijd vooral uit te zitten totdat er weer werk binnenkomt.

Toch zijn juist die rustige momenten een kans.

Een kans om vooruit te kijken in plaats van achteruit. Een kans om een nieuwe klant alvast te leren kennen. Een kans om je voor te bereiden op de pre-audit meeting, mee te denken over frauderisico’s, systemen beter te leren gebruiken en jezelf vaktechnisch verder te ontwikkelen.

Vergeet daarbij niet zichtbaar beschikbaar te blijven voor je collega’s en leidinggevenden. Uiteindelijk blijft klantwerk de prioriteit.

Maar wanneer dat werk er even niet is, hoeft dat niet te betekenen dat je stil staat. Integendeel. De manier waarop je leegloop benut, bepaalt vaak hoeveel voorsprong je hebt wanneer de drukte weer begint. En wie weet ontdek je dan dat leegloop eigenlijk geen stilstand is, maar voorbereiding in vermomming.