Hoe overleef ik het woord “even”?

“Kun je dit even doen?”

Het zijn misschien wel de gevaarlijkste vijf woorden binnen de accountancy.

Want laten we eerlijk zijn: wanneer iemand zegt dat iets “even” duurt, weet je eigenlijk al genoeg.

“Even” kan betekenen:

• vijf minuten;
• een half uur;
• twee uur;
• een halve dag;
• of in sommige gevallen een compleet project dat over drie weken nog steeds op je to-do-lijst staat.

Vooral starters lopen regelmatig in deze valkuil. Je wilt behulpzaam zijn, laat zien dat je initiatief neemt en zegt enthousiast “ja”. Pas later ontdek je dat “even naar die aansluitingen kijken” bestaat uit twintig Excel-tabbladen, drie ontbrekende stukken en een vraagstuk waar inmiddels al twee seniors naar hebben gekeken.

De magie van het woord “even”

Het bijzondere aan het woord “even” is dat het vaak niets zegt over de hoeveelheid werk.

Sterker nog, ervaren collega’s gebruiken het woord vaak zonder enige verkeerde bedoeling. Voor hen voelt een taak misschien daadwerkelijk als iets kleins. Ze kennen de klant, weten waar de informatie staat en hebben vergelijkbare werkzaamheden al tientallen keren uitgevoerd.

Voor iemand die voor het eerst met het dossier werkt, ziet diezelfde taak er heel anders uit.

Waar een ervaren collega in tien minuten doorheen loopt, kan een starter gerust een paar uur bezig zijn om überhaupt te begrijpen waar hij of zij naar kijkt.

Dat is niet erg. Dat heet leren.

De kunst van het doorvragen

Een belangrijke les die veel accountants vroeg of laat leren, is dat je niet bang hoeft te zijn om door te vragen.

Wanneer iemand vraagt of je iets “even” kunt oppakken, probeer dan duidelijkheid te krijgen over:

• Wat is precies het doel?
• Wanneer moet het af zijn?
• Hoeveel tijd verwacht je ongeveer?
• Zijn er voorbeelden beschikbaar?
• Zijn er bijzonderheden waar ik op moet letten?

Niet omdat je het werk wilt vermijden, maar juist omdat je het goed wilt uitvoeren.

Vaak voorkom je hiermee verrassingen aan het einde van de dag.

“Even” bestaat niet in je urenstaat

Nog een reden waarom het woord “even” verraderlijk kan zijn: al die kleine taken tellen uiteindelijk op.

Eén verzoek van twintig minuten lijkt weinig.

Drie losse vragen van een kwartier lijken ook weinig.

Een spoedverzoek tussendoor lijkt eveneens beperkt.

Maar voor je het weet ben je twee uur verder en vraag je jezelf af waarom je eigen werkzaamheden nog niet zijn afgerond.

Juist daarom is het belangrijk om bewust met je tijd om te gaan. Niet iedere taak hoeft direct opgepakt te worden en niet iedere vraag is automatisch urgent.

Durf verwachtingen uit te spreken

Veel stress ontstaat doordat verwachtingen niet worden uitgesproken.

Jij hoort “even”.

De ander bedoelt “vandaag”.

Jij denkt “eind van de week”.

De ander verwacht een update binnen een uur.

Dat verschil zorgt vaak voor onnodige frustratie.

Een simpele reactie kan al voldoende zijn:

“Natuurlijk, ik pak dit op. Wanneer heb je het uiterlijk nodig?”

Of:

“Ik ben momenteel met dossier X bezig. Zal ik dit daarna oppakken?”

Zo creëer je duidelijkheid voor beide partijen.

Iedereen trapt er weleens in

Het goede nieuws? Zelfs ervaren accountants laten zich nog regelmatig verrassen door het woord “even”.

Iedereen heeft weleens gedacht een taak in tien minuten af te ronden om vervolgens twee uur later nog steeds in hetzelfde Excel-bestand te zitten.

Dat hoort erbij.

Met ervaring leer je beter inschatten hoeveel tijd werkzaamheden kosten en wanneer je aanvullende vragen moet stellen. Tot die tijd mag je jezelf af en toe best betrappen op een optimistische planning.

Je bent daarin zeker niet de enige.

Nog ‘even’ een conclusie:

In de accountancy zijn cijfers belangrijk, deadlines belangrijk en kwaliteit belangrijk. Maar onderschat nooit de impact van één klein woord: “even”.

Zie het woord daarom niet als een tijdsinschatting, maar als een uitnodiging om door te vragen. Begrijp wat er verwacht wordt, maak heldere afspraken en wees realistisch over de tijd die je nodig hebt.

Want hoe overleef je het woord “even”?

Niet door sneller te werken.

Maar door te beseffen dat “even” zelden écht even is.