Iedereen kent het wel: dossiers met voorgeschreven werkprocessen – en niet te vergeten – de standaardchecklists. Onmisbaar voor efficiënt werken en kwaliteit. Toch zie ik een keerzijde: raken we hiermee onze kritische blik niet kwijt?

Het eerste houvast

Als starter op een mkb-accountantskantoor word je al snel wegwijs gemaakt in de dossiers, checklists en standaardwerkwijzen. Dit geeft houvast om zelfstandig aan de slag te gaan en meters te maken. Vaak uitgevoerd met de overheersende gedachte: “Dit is vorig jaar ook gedaan, dus zal wel goed zijn.” Of al wel met een twijfel die men alleen nog niet hardop durft uit te spreken.

Veel dossiervorming niet altijd een goede dossiervorming

Mijn ervaring is dat de dossiers als maar groter worden. We doen hetzelfde als vorig jaar en soms nog net wat meer. Er is soms angst om dingen weg te laten of anders te doen. Maar is dat altijd nodig? Vraag jezelf af: voegt die ene bijlage écht iets toe? Of staat hij er vooral om het dossier wat body te geven? Zet de bril van de kritische accountant op en stel vragen als: “Voegt dit iets toe?” of “Wat zeg ik nu eigenlijk?” Het gaat niet om het antwoord, maar om de gedachte erachter.

De rol van de kritische reviewer

Inmiddels zit ik aan de andere kant: die van de reviewer, de kritische accountant. Ook dat is soms best een uitdaging. Ik kan me zo voorstellen dat starters denken: “Is het dan nooit goed?” De ene keer moet ik kritischer zijn en heb ik te weinig gedaan. De volgende keer krijg ik de feedback dat ik te veel doe.

Voor mij begint het bij dat wat er staat ook klopt. Als er staat ‘sluit aan’, moet het aansluiten. Staat er ‘geen bijzonderheden’ dan mogen die er niet zijn. Maar wat is bijzonder? Dat blijft lastig. Dit is een gevoel dat je door de jaren heen ontwikkelt, maar altijd een persoonlijke kant kent. Bij de ene klant is een openstaande debiteur van meer dan 90 dagen afwijkend, bij de ander klant is dit de normaalste zaak van de wereld. En in de ene jaarrekening is een afwijking van € 10.000 veel – in vaktermen ‘materieel’ – en bij de andere jaarrekening doen we er helemaal niets mee omdat het duidend onbeduidend is.

Checklists: een hulpmiddel of een doel op zich?

En wat vinden we van checklists? Lekker vinkjes zetten? Zelf ging ik in het begin voor snelheid. Veel antwoorden stonden er vorig jaar ook, dus zal het vast goed zijn. Het andere uiterste gebeurt in de praktijk ook: iedere vraag wordt zorgvuldig gelezen en heroverwogen. Niet fout, wel minder efficiënt.

De balans tussen kritisch en efficiënt

“Wees kritisch” zeg ik vaak. En dan doet meteen de volgende uitdaging zich voor. Want ik zoek daarbij wel naar een balans tussen kritisch en efficiënt. Het risico is dat je verdrinkt in de details en een simpele vraag verandert in een studieproject. Iets wat ik zelf heb ervaren. De eerste jaren als assistent-accountant startte ik zeer volgzaam. Toen ik te horen kreeg dat ik kritischer moest zijn, sloeg ik soms door. Ik ging ijverig aan de slag, ik moest en zou het oplossen. Minuten en soms uren later, had ik vol trots mijn einddoel van mijn zoektocht behaald. Leverde dit een bijdrage aan de kwaliteit van het dossier? Soms wel, maar zeker niet altijd. Een patroon dat ik in de praktijk terugzie bij collega’s en studenten. Sommigen gaan in de hoogste versnelling recht op hun doel af. Speurend naar dat ene antwoord en het hoofddoel is vergeten. Daar waar anderen misschien te veel blijven hangen op de gevraagde helikopterview.

De juiste balans vinden is lastig. Maar uit ervaring kan ik zeggen “Het komt goed”. Hoe meer jaren op de teller, hoe makkelijker het wordt. Je leert de klanten kennen, snapt de werkwijze van het team en misschien wel het belangrijkste: je ontwikkelt zelf je eigen kritische blik. Met eerlijke feedback, een gezonde dosis nieuwsgierigheid en een beetje lef, kun je snel groeien. En ook ik leer nog iedere dag bij.