Als accountant heb je soms een opdracht waarvoor je een reisje moet maken naar het buitenland. Bij deze ‘site visit’ kan het gaan om het uitvoeren van een inventarisatie bij de klant op locatie, een review van een ander controleteam of voor andere zaken, zoals trainingen, acquisities of vaktechnische overleggen. Wie veel reist ervaart de cultuurverschillen. Zo ook in de kantoorwereld. Waar in het ene land te laat komen ‘not done’ is, is dit in het andere land juist aan de orde van de dag. Directe communicatie, verschillende werktijden, Vrijmibo’s, small talk: ook in de internationale kantoorwereld zijn veel cultuurverschillen te ontdekken. In dit artikel neem ik je mee op reis langs 5 opvallende cultuurverschillen in de kantoorwereld.

Disclaimer: ik heb dit artikel geschreven vanuit mijn bureau in Nederland. Ik ben zeker niet zelf op avontuur uitgegaan of alles 100% klopt. Mochten er onjuistheden in staan, dan was dat om jou als lezer scherp te houden. 😉

Koffie haal je voor elkaar, of gezellig samen

In Nederland is het vaak gebruikelijk om koffie te halen voor de collega’s die om je heen zitten. Het is beleefd om even aan de ander te vragen of hij of zij ook wat te drinken wil. Iedereen herkent vast wel dat moment dat je voor iets te veel collega’s koffie haalt en daardoor de namen door elkaar haalt.

Waar dit in Nederland heel gebruikelijk is, hebben andere landen vaak een andere gewoonte. Zo is het in onder meer Tsjechië, Zwitserland en Zweden gebruikelijk om naar één collega te lopen en diegene te vragen of hij of zij wat te drinken wil. Daarmee doe je een indirecte handreiking aan diegene om mee te lopen naar de koffieautomaat en daar samen even bij te kletsen. Waar het bij ons dus juist beleefd is om ook voor je collega’s drinken te halen, is het in sommige landen juist beleefd om samen drinken te halen.

In Finland is het minder beleefd om je koffie alleen te drinken en is de Kakkukhavi (koffie met cake) daar een sociaal ritueel.

Small talk als spiegel van cultuurverschillen

Waar wij Nederlanders het liefst gelijk to the point gaan, verschilt de rol van small talk per land sterk. In Mexico is een meeting zonder een uitgebreide charla vooraf bijna ondenkbaar: je begint al gauw met vragen naar het gezin, familiefeestjes en je weekendplannen, en pas ná twintig minuten – als de banden echt zijn aangehaald – begin je met de agenda.

Ook in Spanje wordt eerst de vraag ¿Cómo te va? gesteld; een koude zakelijke start kan zelfs als onvriendelijk worden ervaren. In Italië begint men een vergadering met een anekdote of grap over de dagelijkse beslommeringen, wat de sfeer luchtig maakt vóór het serieuze werk begint. Een spontane buongiorno met een taart in de vergaderzaal kan al voldoende zijn om de juiste toon te zetten.

Aan de andere kant van het spectrum staat Finland, waar zelfs een kort oogcontact en een simpele “goedemorgen” als small talk geldt. Finsers waarderen een zakelijke en stille aanpak; diepere gesprekken ontstaan vaak pas als ze formeel op de agenda staan en echt noodzakelijk zijn.

Hiërarchie op de werkvloer

Iedereen in Nederland zal erkennen dat we in Nederland niet hiërarchisch ingesteld zijn. Partners zitten ‘gewoon’ bij de andere collega’s in de kantoortuin en zijn relatief goed benaderbaar. Dat is al heel anders wanneer je bij ons de grens over rijdt naar onze oosterburen.

In Duitsland worden leidinggevenden aangesproken met achternaam en “Sie”. Ook titels, zoals Dr. En Prof., worden hier duidelijk benadrukt. Daarnaast weerspiegelt de fysieke werkomgeving dat verschil: partners en managers hebben in veel gevallen een eigen kantoor, terwijl medewerkers in een aparte ruimte zitten.

In onder andere de Verenigde Staten, en dan met name New York, is het zelfs gebruikelijk dat CEO’s op de bovenste etage hun kantoor hebben. Je staat immers boven de rest. Bij voorkeur nog in een hoek, een zogenoemde ‘corner office’, want daar is het meeste daglicht en uitzicht.

In Japan gaat het nog een stap verder. Daar is de werkvloer doordrenkt van status, rang en senioriteit (senpai-kohai‑structuren). Medewerkers buigen voor hun superieuren, en de plek waar je zit in een vergadering is afhankelijk van je rang.

Punctualiteit: overal belangrijk, nergens hetzelfde

In Nederland waarderen we over het algemeen stiptheid: een kwartier te laat is ongewenst, en bij grote meetings kun je rekenen op een strakke agenda. Maar op reis zie je dat dit niet universeel is.

In Duitsland, Zwitserland en Japan geldt: kom áltijd op tijd; vijf minuten te laat wordt al snel gezien als onprofessioneel. Vergaderingen beginnen stipt en je haalt geen koffie meer als de klok is geslagen.

In Scandinavische landen heerst ook deze cultuur, maar komt het vooral voort uit het respect dat er geen overloop bestaat tussen werk, pauze en privé. Je zult dan ook niet gauw gestoord worden ‘in je eigen tijd’.

Ga je naar Spanje, Latijns‑Amerika of India, dan kom je in een meer ‘flexibele tijdcultuur’: afspraken kunnen een halfuur of langer uitlopen, en de lunchpauze schuift makkelijk op. In Mexico is de beroemde la hora mexicana realiteit: vergaderingen beginnen vaak pas als iedereen er écht is.

In het Midden-Oosten, zoals in de Verenigde Arabische Emiraten, draait punctualiteit om de gebedstijden. Vergaderingen en pauzes worden strak gepland rond de adhan (oproep tot gebed). Op tijd zijn betekent hier vooral: starten en stoppen met respect voor dit religieuze ritme.

De veelzijdige mogelijkheden van een lunch

Waar het in landen als Nederland en het Verenigd Koninkrijk tot het corona-tijdperk niet altijd gebruikelijk was om tijdens de lunch je werkplek te verlaten, heeft in de Verenigde Staten deze omwenteling op veel plaatsen niet plaatsgevonden. Dat is nogal wat anders dan de Franse cultuur, waar de wetgever een grote invloed heeft gespeeld. Zo verbiedt de Franse arbeidscode al sinds 1890 werknemers om op de werkplek te eten. Zij moeten écht hun bureau of werkruimte verlaten voor de déjeuner.

In Spanje en Zuid-Italië luncht men vaak wat later dan in Nederland om de Mediterrane zon te vermijden. Onder het motto van een Spaanse siësta of Italiaanse pranzo zijn veel bedrijven vrijwel volledig dicht tussen 13.30 en 16.00 uur. Er wordt dan even lekker thuis geluncht of bij een restaurant, bar of trattoria om de hoek.

Voor de oudere generaties maakt ook een kort middagdutje onderdeel uit van het dagelijks leven.

Voorbereid de wereld in: een kleine gids voor internationale meetings

Na het lezen van deze voorbeelden wordt hopelijk duidelijk dat onze Nederlandse kantoorcultuur lang niet overal vanzelfsprekend is. Voordat je dus een meeting start met internationale collega’s, is het slim om even stil te staan bij de culturele achtergrond van je gesprekspartners.

Wat voor ons ‘normaal’ is, kan ergens anders juist onbeleefd, verwarrend of zelfs ongemakkelijk overkomen. Een beetje voorbereiding en respect voor elkaars werkwijze zorgt ervoor dat je niet alleen inhoudelijk scoort, maar ook de juiste toon weet te raken.

Zo voorkom je verrassingen en zorg je voor een succesvolle samenwerking – waar ook ter wereld. Hopelijk is dit artikel een eerste voorzetje om de volgende vergadering beter voorbereid te zijn!